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在电话会议中注意礼貌的7个小贴士

在当今数字化、全球化的时代,基本礼仪可能是一个挑战,尤其是当你只有一种交流方式可依赖时。在电话会议中,您可以通过自己的声音和自己的声音来传达您的想法、问题和意见。这可能是好事,也可能是坏事,这取决于你的礼仪立场。

电话会议礼仪不同于“常规电话”礼仪,电话上的人越多,礼仪就变得越来越重要,当存在文化和语言障碍时,礼仪就更为重要。你不想仅仅因为不了解这种通话礼仪而犯下失礼的错误。然而,因为这不是你在商学院(或任何学校)教的东西,你如何准备?就像其他类型的礼仪一样,从黄金法则开始:你想怎样对待别人就怎样对待别人。

希望有一位经理制定了一套指导方针,这样就不会有人垄断谈话或迷失在其他声音中。如果没有,你能做的最好的事情就是确保你遵守社交礼仪(即使看起来没有其他人遵守)。以下是电话会议礼仪的基本知识。将其视为快速、完美的虚拟会议的备忘:

1.准时。

这应该很容易,对吧?然而,对于许多人来说,参加电话会议可能是一个艰苦的过程。有些人坐在电话会议上等待长达30分钟,然后其他与会者才打来电话,这让他们“焦头烂额”。你想及时,但你也知道你的时间是宝贵的。幸运的是,还有一些电话会议选项,比如Hip Dial,当参与者准备好时,它会给你发短信。这是一种简单的方法,可以为移动中的人们进行集体通话,而不必拘泥于他们的办公桌。

2.宣布你自己。

不要以为每个人都认识其他人,或者任何人都知道你“到了”简短的介绍,如“嗨,我是吉姆,”简洁地通知其他与会者。当你进入一个房间时打招呼(在这种情况下打电话)可能是非常基本的,但它仍然经常被忽视。很多参加电话会议的人都是想保持沉默的潜伏者。

3.不要吃或喝任何东西。

同样,这应该是显而易见的,但不幸的是,事实并非如此。在会议期间吃喝已经够粗鲁的了(假设它不像许多当面会议那样被款待)。然而,在电话会议上吃喝可能会让人抓狂。再长时间也不会有人认为吃之前和/或之后不合适。

4.把你自己静音。

有个静音按钮是有原因的。看起来可能不是这样,但即使在最安静的办公室里,背景噪音也很大。也可能有你听不到的反馈,但其他人都可以。除非你在说话,否则保持手机静音。但是,不要把这个功能作为偷吃零食的借口。请参阅最后一点以获得提醒。

5.必要时做笔记。

很可能有录音机,但如果有笔记需要你把工作做得更好,那就自己记下来。有些人还会录制电话会议,这样他们就不会错过任何东西。不过,如果这听起来像是你的计划,一定要事先问经理。有些人可能出于任何原因不想录音,尊重胜过便利。

6.准备好输入/问题列表。

如果你已经知道你有问题或意见,事先记下来。当所有人都在等你说话的时候,你可不想在很多“嗯哼”声中喋喋不休。准备是关键

7.愉快到最后。

最后,一定要微笑着说再见。礼貌在商务中可以起到很大的作用,尤其是当你完全依赖自己的声音时。为了给人留下好印象,你能做的只有这么多。通过准备工作和基本的礼仪,你可以表现出你的优雅、尊重和对电话的真正兴趣。在管理者和投资者的眼中,这才是最突出的,你只需付出很少的努力。

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